Direction Informatique - Université de Cergy-Pontoise

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Migration de la messagerie vers la nouvelle plateforme PARTAGE-RENATER

La migration aura lieu le mardi 25 avril 2017 à partir de 9h00.

 

 

LE 25 AVRIL 2017 EST UNE JOURNEE PARTICULIERE :

  • Le passage à la nouvelle plateforme sera pour beaucoup un bouleversement.
    Cela nécessitera de changer quelques habitudes.
    La prise en main de la nouvelle interface, sa configuration nécessiteront quelques jours d'adaptation.
    Nous avons le retour de quelques dizaines de personnes de notre Université ainsi que d'autres Universités. Les avis sont unanimes : une fois passé le temps de l'adaptation cette nouvelle plateforme donne satisfaction à tous les utilisateurs qui disent : "ça en valait la peine".
    La Direction Informatique met tout en oeuvre pour que cette migration se fasse dans les meilleurs conditions possibles et le plus simplement possible.
  • Les équipes de la direction informatique seront en alerte pour que la migration se passe du mieux possible.
    Ils seront à l'écoute des usagers pour détecter des problèmes de configuration et des dysfonctionnements importants.
  • Des problèmes peuvent survenir : impossibilité de se connecter à la plateforme notamment. Néanmoins la Direction Informatique garantie qu'aucun email reçu ne sera perdu.
  • Il sera possible de déposer un ticket pour demander de l'assistance : https://helpdesk.u-cergy.fr
  • MAIS la gestion des tickets autres que les tickets urgents ne commencera que le 26 avril 2017.
    Qu'est ce qu'un ticket URGENT : c'est un ticket relatif à un dysfonctionnement empêchant de recevoir des emails ou pouvant avoir des conséquences juridiques ou d'image pour l'Université. C'est aussi un ticket relatif à un dysfonctionnement touchant un grand nombre d'utilisateurs.
  • Les informations relatives à la migration seront disponibles sur le wikidocs : https://wikidocs.u-cergy.fr. Pensez à noter cette URL.
    En cas de soucis, le premier réflexe doit être d'aller sur le wikidocs.
    Il faut utiliser un système indépendant de la messagerie pour communiquer : il n'y aura donc pas de tout-ucp.

 

A PARTIR DU 25 AVRIL 2017 à 9H - QUE SE PASSE-T-IL POUR MOI ?

  • Les mails à destination des adresses en @u-cergy.fr seront placés dans votre nouvelle boite de réception sur la nouvelle plateforme PARTAGE-RENATER.
  • Seule cette nouvelle boite pourra être utilisée pour envoyer des mails.
  • Cette boite de réception sera accessible depuis le portail PARTAGE-RENATER de l'Université : https://partage.u-cergy.fr
    Cette boite sera également accessible en utilisant les protocoles IMAP et ACTIVESYNC.
    Vous trouverez toutes les URL sur le wikidocs de l'Université à l'adresse : https://wikidocs.disi.u-cergy.fr/pages/viewpage.action?pageId=6127723
    Ces URL vous permettront de configurer les accès à votre messagerie depuis les mobiles.
  • Lors de sa création cette boite sera vide. 
    La DISI propose un outil permettant de migrer les mails de l'ancienne plateforme vers la nouvelle et peut vous accompagner dans cette démarche si vous le souhaitez.
    Vous trouverez un mode d'emploi de migration de vos emails sur la page https://wikidocs.disi.u-cergy.fr/pages/viewpage.action?pageId=6127709 
    Pour tout accompagnement merci de créer un ticket sur https://helpdesk.u-cergy.fr (toutes les informations sont sur la page https://wikidocs.disi.u-cergy.fr/pages/viewpage.action?pageId=6127700)
  • Pour des questions de sécurité la connexion à la nouvelle plateforme nécessite de nouveaux identifiants. Il s'agit d'un couple login/mot de passe.
    Le login est votre adresse mail principale.
    Le mot de passe a été généré aléatoirement lors de la phase de création des boites.
    Pour récupérer vos identifiants, rendez vous sur monUCP à l'adresse https://monucp.u-cergy.fr, connectez vous avec vos identifiants classiques (ceux que vous utilisez habituellement) puis allez dans le menu "Utilitaires" à la rubrique "Mes identifiants PARTAGE". Vous pouvez aussi suivre les explications de cette vidé
    o : https://videotheque.u-cergy.fr/video.php?id=1662&key=158846441&largeur=640&hauteur=360 
    Ces nouveaux identifiants sont accessibles dés à présent mais ne pourront être utilisés qu'à partir du 25 avril 2017 à 9h00.
 

COMMENT FAIRE POUR ACCEDER A MES ANCIENS MAILS
  • Les anciens mails seront disponibles sur l'ancienne plateforme de messagerie à l'adresse https://archives-mails.u-cergy.fr (il s'agit de la plateforme du prestataire Contact Office).
  • Ils seront disponibles jusqu'au 25 juin 2017.
  • Entre le 25 avril 2017 et le 25 juin 2017 les anciens mails seront accessibles en lecture seule (suppression impossible).
    Il ne sera plus possible d'envoyer des mails depuis la plateforme d'accès aux anciens mails.
    Cette plateforme ne sera plus accessible en IMAP, POP, SMTP. 
    L'utilisation d'OUTLOOK, THUNDERBIRD ou tout autre client de messagerie pour accéder aux archives sera impossible.
  • Cette ancienne plateforme ne pourra pas être utilisée pour envoyer des mails.
  • Comment utiliser cette ancienne plateforme notamment comment répondre à un ancien mail : https://wikidocs.disi.u-cergy.fr/pages/viewpage.action?pageId=6127754

Pour faciliter les choses un portail d’accès unique sera mis en service le 25 avril 2017 à l'adresse : https://mail.u-cergy.fr
Ce portail vous permettra de choisir entre l’accès à vos archives et l’accès à PARTAGE-RENATER.
Pour résumer : 

  • L'accès à PARTAGE-RENATER pourra se faire depuis l'URL https://partage.u-cergy.fr.
    Vous aurez accès à tous les mails arrivés à partir du 25 avril 2017, 9h00.
  • L'accès à vos archives de mail pourra se faire depuis l'URL https://archives-mails.u-cergy.fr.
    Vous trouverez dans ces archives tous les mails arrivés avant le 25 avril 2017, 9h00.
  • Le portail https://mail.u-cergy.fr vous permettra d'accéder aux deux URL précédentes et vous donnera en plus accès aux vidéos d'aide, au wikidocs.

 

MES ANCIENS MAILS AU DELA DU 25 JUIN 2017 ?

La Direction Informatique a prévu la possibilité de migrer les anciens mails vers PARTAGE-RENATER.

Pour cela nous mettons à disposition un outils permettant de récupérer ses anciens mails sur un ordinateur PUIS de les transférer vers la plateforme PARTAGE-RENATER :

  • Il s'agit de l'outil mailstore.
  • Le mode d'emploi est disponible sur le wikidocs : https://wikidocs.u-cergy.fr/pages/viewpage.action?pageId=6127841
  • La Direction Informatique peut vous assister dans cette opération. Dans ce cas il faut en faire la demande dans le helpdek : https://helpdesk.u-cergy.fr
  • Au delà du 25 juin 2017 les archives ne seront plus disponibles.
    Une sauvegarde de l'intégralité des mails sera effectuée après le 25 avril et permettra si besoin de récupérer ou transférer des mails au delà du 25 juin 2017.
    Cette possibilité doit rester exceptionnelle.
    Conformément à la réglementation cette sauvegarde sera conservée 12 mois.
 

J'UTILISE OUTLOOK, THUNDERBIRD ou un autre client de messagerie
  • L'utilisation des ces outils avec la suite PARTAGE-RENATER n'est pas conseillée.
    En effet PARTAGE-RENATER est une suite d'outils intégrés : il est par exemple possible de créer un RDV partagés dans les agendas de tous les destinataires d'un email directement depuis le mail.
    Pour tirer profit de toutes les fonctionnalités la nouvelle plateforme il est conseillée d'utiliser le webmail depuis son ordinateur de bureau ou son ordinateur portable.
    Le webmail est accessible à l'adresse : https://partage.u-cergy.fr
  • Néanmoins l'utilisation de OUTLOOK ou THUNDERBIRD ou de tout autre client de messagerie reste possible grâce aux protocoles IMAP et SMTP.
  • L'utilisation de ces outils n'est pas supportée par la DISI.
    Cela  ne nous empêchera pas de vous aider si nous avons la réponse à votre question. Ou si vous avez un besoin spécifique. 
  • Vous pouvez demander l'assistance d'un technicien de la Direction Informatique pour vous aider dans la prise en main du webmail. Lien.

 

LA MIGRATION DE MON AGENDA.

PARTAGE-RENATER est une plateforme de travail collaboratif.

Elle dispose d'un système d'agendas en ligne. Vous disposez d'un agenda par défaut et vous pouvez en créer autant que vous le souhaitez. Tous ces agendas sont partageables.

Les agendas exchange/outlook actuellement hébergés par la DISI vont devoir être migrés vers la plateforme PARTAGE-RENATER :

  • Une documentation est disponible sur le wikidocs : https://wikidocs.disi.u-cergy.fr/pages/viewpage.action?pageId=6127756.
    Cette documentation est utilisable pour migrer un agenda gmail ou tout type d'agenda.
  • Vous pouvez demander dans un ticket une assistance pour la migration de votre agenda.
  • Les agendas exchange/outlook hébergés par la DISI resteront disponibles jusqu'au 25 juin 2017.
    Il faut donc les avoir migré avant.
  • En cas de besoin n'hésitez pas à créer un ticket sur https://helpdesk.u-cergy.fr


J'AI BESOIN D'ASSISTANCE LORS DE LA PHASE DE MIGRATION

  • Pour plus d'informations sur l'assistance : https://wikidocs.disi.u-cergy.fr/pages/viewpage.action?pageId=6127700
  • La messagerie des agents de la Direction Informatique est déjà migrée sur la nouvelle plateforme PARTAGE-RENATER.
    En conséquence il est possible d'envoyer un mail aux agents de la DISI sur leur adresse en @u-cergy.fr.
    Si besoin utilisez une adresse personnelle pour cela.
  • Les demandes d'assistance se feront exclusivement sur le helpdesk : https://helpdesk.u-cergy.fr
    Un nouveau logiciel de tickets sera lancé début mai. Néanmoins les demandes d'assistance concernant la messagerie continueront à être gérées sur le helpdek.
  • Les demandes d'assistance peuvent prendre plusieurs formes :
    • Demande d'assistance classique par ticket. La réponse se fera dans le ticket.
    • Demande d'assistance avec besoin de prise de contrôle de poste à distance : dans ce cas un agent de la DISI prendra contact par téléphone et vous enverra une invitation pour prendre la main sur votre poste à distance. A ce moment il pourra effectuer les configurations nécessaires sur votre poste.
    • Demande d'assistance avec déplacement de technicien : dans ce cas un agent prendra contact avec vous par téléphone et programmera une intervention sur site ou vous donnera RDV dans les locaux de la DISI sur votre site. L'agent pourra alors vous assister dans la prise en main de la nouvelle plateforme. Merci d'essayer de grouper l'intervention du technicien pour plusieurs personnes du même bureau ou service.
  • Il n'y aura pas d'assistance le 25 avril 2017. Les RDV pourront néanmoins être planifiés dés ce jour là.
  • Les interventions se feront à partir du 26 avril 2017.
  • Un ingénieur du prestataire sera présent le 25 avril pour assister la Direction Informatique en cas de besoin.

 

J'AI UNE QUESTION AVANT LE 25 AVRIL 2017

Je peux la poser :

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